Как настроить права пользователей в 1С?

Права доступа в 1С применяются для настройки базы по виду деятельности сотрудников и их должностным обязанностям. Они определяют какое действие может совершать сотрудник, а какое ему будет запрещено.

По умолчанию, в 1С пользователю запрещено всё, кроме того, что ему разрешено.

В каких случаях это нужно?

Если сотрудник работает в базе 1С один, то обычно он имеет полные права, полностью отвечая за введенные данные и результат. Но так бывает не всегда.

Часто в 1С работает несколько человек с разными служебными функциями. В этом случае встает вопрос о разделении доступа. Каждый из работающих в базе должен иметь только тот набор разрешений, который ему необходим для работы.

Права пользователя в 1С

В 1С У каждого объекта/документа/действия есть набор прав. Пользователь может иметь полные права на создание, изменение, копирование и удаление документа. А может только просматривать документ или вообще не иметь к нему доступа.

Если пользователь решит совершить запрещенное действие, то 1С сообщит ему о «недостаточности прав для редактирования». Если у одного сотрудника действия с документом проходят, а у другого нет, то необходимо сверить права обоих.

Вид вкладки «Администрирование» с полными правами в «Бухгалтерии предприятия» 3.0

Вид вкладки «Администрирование» с урезанными правами в «Бухгалтерии предприятия» 3.0

Где хранятся настройки пользователя?

Настройки пользователя хранятся в таблицах информационной базы. Место хранения настроек может быть назначено другое, но это уже более сложный случай и в данной статье не рассматривается.

Пошаговая настройка прав доступа в 1С

На примере «Бухгалтерии предприятия» 3.0 покажем настройку прав доступа пользователей 1С. Настройка в других конфигурациях делается аналогично, отличие лишь в пути к меню «Настройки пользователей и прав».

Для создания и настройки прав доступа необходимо иметь права администратора.

«Бухгалтерия предприятия» (БП). «Администрирование» - «Настройки пользователей и прав».

«Зарплата и управление персоналом» (ЗИУП). «Администрирование» - «Настройки пользователей и прав».

«Управление торговлей» (УТ). «НСИ и администрирование» - «Настройки пользователей и прав».

«Управление нашей фирмой» (УНФ). «Настройки» - «Настройки пользователей и прав».

Шаг №1. Настройка пользователей и прав

Для работы с настройками пользователей мы переходим в раздел «Настройки пользователей и прав» - «Пользователи»

Шаг № 2. Пользователи

Для просмотра свойств пользователя и его доступов перейдем по следующему пути: «Администрирование» - «Настройки пользователей и прав» - «Пользователи» - Здесь вы можете создать нового пользователя или посмотреть настройки существующего.

При создании или редактировании пользователей следует обратить внимание на следующие моменты:

• Галочка чекбокса «Вход в программу разрешен» является обязательной. Без нее не попасть в программу 1С.
• Галочка чекбокса «Аутентификация 1С» используется в большинстве случаев 1С.
• «Установить пароль» желательная опция. Она обеспечивает безопасность.
• Галочка чекбокса «Показывать в окне выбора» относится к безопасности, без нее придется будет набирать своё имя при входе в 1С.

Для просмотра или редактирования прав пользователя, переходим на вкладку «Права доступа». В данном примере «Соколов Валерий Константинович» имеет профиль группы доступа «Бухгалтер»

Более полную информация о его настройках можно получить по пункту меню «Отчет по правам доступа»

Шаг № 3. Роли для группы

Для облегчения настроек пользователей в типовых конфигурациях 1С созданы «Профили доступа» и «Группы доступа». Каждому профилю присваивается набор ролей. Каждой группе присваивается профиль.

Для их просмотра перейдем по следующему пути: «Администрирование» - «Настройки пользователей и прав» - «Пользователи»

Например, в «Бухгалтерии предприятия» есть следующий набор профилей групп доступа:

В каждый профиль доступа («Администратор», «Бухгалтер» и т.д.) включается набор ролей. Их можно посмотреть, перейдя на профиль, в данном случае «Бухгалтер»

Группа доступа «Бухгалтер» связана с профилем «Бухгалтер». Состав группы и доступы на таблицу мы можем посмотреть в профиле, нажав «Группы доступа»

И каждому пользователю может быть назначена одна или несколько групп доступа. Например, он может быть включен в группы «Менеджер по продажам» и «Только просмотр». Таким образом каждый работник набор ролей, для удобства настройки, сгруппированных в профиль.

Некоторые профили содержат описание включенных ролей

Шаг № 4. Профиль групп доступа

Для редактирования профиля группы доступа лучше всего создать его копию

Этот метод подходит и для создания своего профиля, поскольку сразу подключит группу необходимых ролей. А вы сможете отредактировать его убрав или добавив нужные Вам роли.

Для редактирования профиля зайдите в него. Отожмите клавишу «Только назначенные» и поставьте галочки в чекбоксах напротив нужных пользователю ролей.

По окончанию редактирования нажмите кнопку «Записать и закрыть»

Назначьте новый профиль пользователю

По окончанию редактирования нажмите кнопку «Записать». Пользователь при следующем входе в 1с получит новый набор разрешений и доступов.

Шаг № 5. Ограничение на уровне записей

В некоторых случаях необходимо разрешить пользователю доступ только к части данным. Например, только к одной организации. В этом случае используется RLS (Record Level Security).

RLS – это система фильтрации доступа к имеющимся правам. Она просто ограничивает часть разрешений пользователя.

Для включения RLS перейдем по следующему пути: «Администрирование» - «Настройки пользователей и прав». Устанавливаем галочку в чекбоксе «Ограничивать доступ на уровне записей».

Для примера ограничим работу пользователя Соколова только одной организацией. Перейдем по следующему пути: «Администрирование» - «Настройки пользователей и прав» - «Пользователи» - выберем нужного пользователя.

В «Правах доступа» выбираем строчку профиля «Бухгалтер» и накладываем ограничения. Оставляем ему только ту организацию, в которой он будет работать.

Результат добавления можно настроить в двух вариантах: «Разрешить все организации, кроме выбранной» и «Запретить все организации, кроме выбранной»

В нашем случае «Запретить все организации, кроме выбранной». Нажимаем «сохранить» и пользователь получает доступ только к одно организации. Это видно на примере ниже.

У работника остается одна организация, после применения ограничения доступа.

Как скопировать и перенести настройки пользователя в 1С

Наиболее частый случай необходимости копирования настроек возникает при создании нового пользователя. Но и для существующих эта функция может быть полезна. Допустим, менеджер по продажам стал бухгалтером. Чтобы не вспоминать, какие изменения в профиле были Вами сделаны для бухгалтера, можно просто скопировать его настройки.

Перейдем по следующему пути: «Администрирование» - «Настройки пользователей и прав» - «Копирование настроек»

Выберем пользователя для копирования и пользователя кому мы будем копировать права и настройки.

Настройки от пользователя Ивановой скопированы Петровой.

Как очистить настройки пользователя в 1С

Иногда необходимо полностью очистить настройки пользователя. Для этого перейдем по следующему пути: «Администрирование» - «Настройки пользователей и прав» - «Очистка настроек»

Выбираем пользователей и очищаем их настройки.