8 800 777 8170
Работаем по всей России

Приложения для организации удаленной работы

Вы здесь

Опубликовано: 2 октября, 2020 - 12:44
 
Автор: 
Андрей Иванов
Время чтения: 10мин.

Все больше компаний в России планируют перейти на удаленную работу. Это решение продиктовано не ограничениями, а соображениями удобства и выгоды. Переход на удаленку — это хорошая оптимизация бюджета: только на аренде офиса крупные компании экономят примерно 150 миллионов рублей в год.

Чтобы переход принес только прибыль, а не убытки, необходимо отладить процесс взаимодействия между сотрудниками, партнерами и клиентами. Что для этого нужно и какие приложения для удаленной работы использовать — рассказывают специалисты «Смарт Офис».

Организация работы

Для организации удаленной работы есть комплексные приложения, которые помогут вести проекты, контролировать вклад каждого сотрудника, отслеживать дедлайны, хранить файлы. При выборе лучших среди них мы учитывали наличие важных возможностей:

  • управление проектами;
  • работа с документами;
  • планирование в календаре;
  • управление знаниями;
  • общение внутри программы;
  • интеграция с другими полезными инструментами.

Microsoft Teams

Microsoft Teams — это мощный инструмент для удаленной работы. Позволяет наладить коммуникацию не только внутри команды, но и с партнерами, контрагентами, подрядчиками. Чтобы знать обо всех возможностях Microsoft Teams и применять их в работе, можно пройти бесплатное обучение с официальным инструктором от Microsoft. Обо всех новых функциях пишут в блоге — очень удобно, можно сразу обсудить, как использовать новые фичи.

Что можно:

  • хранить файлы, приложения, историю чатов и записи телефонных разговоров на одной платформе;
  • общаться текстом и по видеосвязи;
  • звонить на мобильные телефоны;
  • сохранять файлы;
  • демонстрировать экран;
  • настраивать общий доступ к файлам;
  • интегрировать АТС;
  • проводить трансляции.

Что особенного:

  • в рабочую группу можно добавлять пользователей, которые не работают в компании, например, контрагентов;
  • режим «Вместе» для онлайн-собраний (в видеоформате);
  • переход из текстового чата в режим видеоконференции в один клик;
  • есть настраиваемые фоны для видеозвонков — пригодится, если не хочется демонстрировать задний план.

С чем можно интегрировать:

  • Word;
  • PowerPoint;
  • Excel;
  • Outlook.

Плюсы:

  • поддержка онлайн-конференций для большого количества пользователей — до 10 000 человек;
  • обширная документация, есть обучающие видео;
  • безопасная надстройка для телефона, чтобы звонить на мобильные прямо из приложения;
  • есть переадресация вызовов, пригодится, если нужно делегировать ответы на звонки, пока сотрудник занят;
  • высокое качество видео и аудио.

Минусы:

  • без обучения сложно разобраться в многообразии функций.

Miro

Облачное приложение для совместной удаленной работы для малого и среднего бизнеса. Мощная платформа с большим количеством функций, удобная онлайн-доска для того, чтобы строить коммуникации и отслеживать этапы работы над проектом.

К доске можно добавить людей из команды или сторонних пользователей, например, консультантов или дизайнеров на аутсорсе. Чтобы видеть, в каких проектах появилась новая информация или комментарии, последние изменения подсвечиваются.

Что можно:

  • организовывать видеочаты;
  • проводить исследования;
  • записывать идеи;
  • строить маршруты взаимодействий с клиентами;
  • создавать карты пользовательских историй;
  • вести несколько проектов одновременно;
  • комментировать действия других пользователей;
  • загружать файлы.

Что особенного:

  • можно выбрать шаблон для доски;
  • есть преобразование всех материалов по проекту в PPT или PDF;
  • есть удобные видеочаты — для нескольких пользователей или группы.

С чем можно интегрировать:

  • Google диск.

Плюсы:

  • своевременные обновления;
  • много полезных шаблонов;
  • интуитивно понятный интерфейс;
  • одновременная работа с несколькими проектами.

Минусы:

  • дорого;
  • большие файлы можно загружать только в платной версии;
  • не очень удобно отслеживать изменения в проектах по сотрудникам.

Asana

Приложение для удаленной работы, в котором можно управлять проектами, общаться, анализировать. Доступно из облака. Подойдет для бизнеса любого масштаба. Над задачами и проектами можно работать совместно — загружать и редактировать документы, менять ответственных, приглашать новых сотрудников, фиксировать прогресс выполнения.

Что можно:

  • управлять задачами;
  • вести отчетность;
  • настраивать информационные панели;
  • управлять документами;
  • назначать ответственных за проекты и задачи;
  • планировать;
  • следить за всеми скачанными и установленными обновлениями.

Что особенного:

  • есть портал для клиентов;
  • отличная бесплатная версия с ограничением до 15 пользователей;
  • не самое лучшее, но рабочее мобильное приложение.

С чем можно интегрировать:

  • Dropbox;
  • HipChat;
  • Sunrise;
  • Google Drive;
  • Box.

Плюсы:

  • простое внедрение;
  • своевременные полезные обновления;
  • большой набор функций в бесплатной версии.

Минусы:

  • ограничение по размеру вложений (100 Мб);
  • нужно время на настройку под себя;
  • неудобная мобильная версия.

Jira

Jira — это специализированное приложение для совместной удаленной работы разработчиков ПО. Используется для планирования, тестирования и выпуска программного обеспечения.

Что можно:

  • создавать дорожные карты проектов;
  • создавать пользовательские истории;
  • фиксировать замечания;
  • планировать;
  • распределять задачи среди сотрудников и контролировать их выполнение;
  • работать с мобильных телефонов;
  • входить через браузер.

Что особенного:

  • управление каждой деталью проекта;
  • работа с кодом;
  • поддержка Scrum, Kanban, гибридных моделей;
  • инструменты для повышения производительности;
  • мощная библиотека документации и обучающих видео;
  • поддержка различных ОС: Windows 7, Vista , XP, 8, 2000; Mac OS , Linux , Solaris.

С чем можно интегрировать:

  • Bitbucket;
  • GitHub;
  • GitLab;
  • VSCode.

Плюсы:

  • можно интегрировать практически с любой программой для разработчиков;
  • доступ к Git из задач;
  • есть доски Kanban;
  • тонкая настройка функционала.

Минусы:

  • взаимосвязи между проектами сложно настроить без опыта;
  • обновления не всегда полезные;
  • в связке с другими приложениями работает медленно.

Для онлайн-конференций и встреч

Помимо очевидных Zoom и Skype, есть много других специализированных сервисов для удаленной работы с функциями онлайн-конференций. Мы рекомендуем приложения GoToMeeting и Samepage.

GoToMeeting

GoToMeeting — это приложение для удаленной работы, с помощью которого можно запускать видеоконференции из электронной почты, Microsoft Office, чатов. Решение подходит для компаний любого размера, его можно развернуть как в облаке, так и локально.

Что можно:

  • организовывать, приглашать и посещать онлайн-встречи, презентации, тренинги и видеоконференции;
  • редактировать данные синхронно;
  • управлять временем конференции;
  • есть двустороннее аудио и видео, чат и обмен сообщениями.

Что особенного:

  • функция видеоконференцсвязи HDFaces — можно совместно использовать до шести видеопотоков высокой четкости за сеанс;
  • есть мобильное приложение.

Плюсы:

  • высокое качество звука и видео;
  • можно транслировать снимки экрана;
  • удобная панель управления.

Минусы:

  • требует быстрого интернета;
  • не самая хорошая техподдержка.

Samepage

Samepage — это облачное программное решение для совместной работы, которое помогает общаться внутри команды. Каждый сотрудник может создавать онлайн-страницы (аналог доски Miro) для решения рабочей задачи. Там же, на странице, можно пообщаться в чате или запустить видеовстречу. Причем видеосвязь реализована на базе Google Hangouts — отличный вариант для компаний, которые интегрировали сервисы Google в свой бизнес.

Что можно:

  • управлять проектами;
  • проводить конференции внутри команды;
  • создавать общие календари;
  • управлять документами;
  • отслеживать задачи и назначать ответственных.

Что особенного:

  • функция чата;
  • журнал выполнения задач;
  • удобное мобильное приложение.

С чем можно интегрировать:

  • Facebook;
  • YouTube;
  • Microsoft Excel;
  • Google Maps;
  • OneDrive.

Плюсы:

  • почти все функции можно масштабировать;
  • есть десктоп- и веб-версия;
  • все полезные функции доступны в бесплатной версии.

Минусы:

  • понадобится время, чтобы привыкнуть к панели управления;
  • низкое качество видео во время конференций.

Внутренняя переписка

Возможность общаться внутри платформы есть практически в любом приложении для управления проектами: Slack, Jira, Hive, Microsoft Teams, Asana. Если нужен отдельный сервис, можно установить RocketChat или Flock.

RocketChat

Rocket.Chat — это инструмент для удаленной работы, который облегчит общение между сотрудниками компании. Фактически это отдельный сервер исключительно для чатов. За счет отсутствия расширенного функционала приложение не тормозит, даже если загружать большие файлы. Открытый исходный код мессенджера обеспечивает постоянное улучшение и доработки. Если в какой-то версии есть баг, его очень быстро исправят.

Что можно:

  • использовать экран совместно;
  • проводить видеоконференции;
  • загружать файлы простым перетаскиванием;
  • просматривать историю сообщений.

Что особенного:

  • онлайн-переводчик — облегчит общение между филиалами компаний в разных странах;
  • пользовательский интерфейс можно персонализировать.

С чем можно интегрировать:

  • Gmail;
  • Facebook Messenger;
  • WhatsApp;
  • Instagram.

Плюсы:

  • безопасный вход с помощью двухфакторной авторизации;
  • функции шифрования;
  • есть свой API.

Минусы:

  • есть сложности со входом, если приложение работает в фоновом режиме;
  • требует перезапуска после обновления;
  • часть функций не работает в мобильном приложении.

Flock

Flock — это облачный инструмент, который упрощает командное общение. Подходит для предприятий любого размера и отрасли. Мессенджер для команды с возможностью тэгать коллег в комментариях. Удобно, если чат общий, а нужен конкретный сотрудник. Работает поиск по истории сообщений. Во Flock можно не только общаться с коллегами, но и заводить свои задачи, встречи, мероприятия во внутренний календарь. Если, например, надо провести общее собрания в три часа дня в среду — можно поставить себе напоминание. И не придется заносить рабочие дела в личный планировщик.

Что можно:

  • общаться в чатах;
  • использовать экран совместно;
  • загружать файлы;
  • проводить видео- и аудиоконференции;
  • есть удобный календарь с функциями уведомления.

Что особенного:

  • можно отмечать коллег в комментариях;
  • есть персонализированный список дел;
  • есть поиск по комментариям и имени файла.

С чем можно интегрировать:

  • Trello;
  • GitHub;
  • Google Drive;
  • Asana.

Плюсы:

  • доступны опросы, совместное использование фрагментов кода и групповые обсуждения;
  • недорогая подписка;
  • возможности аналитики — при интеграции с Google Analytics.

Минусы:

  • после каждого отправленного сообщения приходит письмо — это быстро переполняет ящик;
  • сообщения можно сохранять только в платной версии.

Для безопасного хранения данных

Безопаснее всего хранить данные на отдельной машине, которая не подключена к интернету, сделав при этом резервную копию, или в частном облачном хранилище. Мы не рекомендуем хранить важную информацию в публичном облаке — оно подойдет для поточных файлов, взлом которых не парализует работу компании.

Существует множество приложений для удаленной работы, в которых можно хранить данные. Одни из самых популярных — Dropbox и Google Drive — не дают никаких гарантий безопасности. Более того, компания Google самостоятельно собирает сведения о пользователях. Для хранения корпоративной информации мы рекомендуем воспользоваться одним из неочевидных для российского пространства сервисов — Abacus Private Cloud. Помимо этого решения, есть надежные продукты от Amazon, но их сложно настраивать рядовому пользователю.

Abacus Private Cloud

Abacus Private Cloud — это решение для управления персональным облаком, которое поможет хранить данные в безопасной и настраиваемой среде. Платформа поставляется с виртуальным рабочим пространством, которое позволяет загружать информацию в централизованный репозиторий.

Что можно:

  • отслеживать время безотказной работы;
  • использовать 256-битное шифрование данных AES по умолчанию;
  • применять максимальные настройки безопасности.

Что особенного:

  • простая миграция данных;
  • автоматические и тонкие настройки.

С чем можно интегрировать:

  • OneDrive;
  • Google Drive;
  • Dropbox.

Плюсы:

  • машины компании размещены в одних из лучших ЦОД мира: PCIS DSS, HITRUST, SSAE-16;
  • компания проводит бесплатные обучающие семинары;
  • опытная служба поддержки.

Минусы:

  • пароль часто сбрасывается без видимой причины;
  • высокая стоимость.

Управление временем работы

Контроль действий сотрудников — важное условие успешной удаленной работы. Для управления временем мы рекомендуем использовать приложения Hubstaff или FunctionFox.

Hubstaff

Hubstaff — это многофункциональное решение для управление командой. Доступно в десктоп- и веб-версии, есть удобное мобильное приложение.

Что можно:

  • отслеживать время в сети;
  • отслеживать, сколько времени ушло на выполнение конкретной задачи;
  • делать снимки экрана;
  • выставлять счета клиентам.

Что особенного:

  • есть GPS локализация — можно посмотреть, откуда работает сотрудник;
  • можно платить зарплату сотрудникам прямо из приложения.

С чем можно интегрировать:

  • Basecamp;
  • Trello;
  • Asana;
  • GitHub;
  • PayPal.

Плюсы:

  • подробные отчеты для руководителей и специалистов кадровой службы;
  • возможность настроить почасовые ставки;
  • есть API.

Минусы:

  • минимальное время простоя — 5 минут, некоторым компаниям нужен посекундный трекинг;
  • ручное редактирование записи о простое нельзя отключить;
  • слабая детализация свободного времени.

FunctionFox

FunctionFox — это облачный инструмент для удаленной работы, который помогает отслеживать рабочее время и управлять проектами. Есть мобильное приложение. Помимо отслеживания рабочего времени, приложение умеет выставлять счета. Есть немного функций для управления проектами, например, можно отслеживать выполнение задач и назначать ответственных.

Разработчики позиционируют приложение как специально созданное для творческих команд, но фактически в нем нет ничего для творчества в традиционном понимании, например, интеграции с Figma или Sketch. Зато в тарифе для творческих команд есть платформа для облачного хранения (10 Гб), настраиваемые отчеты (очень много разных отчетов).

Что можно:

  • создавать расписания;
  • ставить оценки работы сотрудников;
  • назначать задачи;
  • вести отчетность;
  • отслеживать оплачиваемые и неоплачиваемые часы с точностью до одной секунды;
  • отслеживать проектные затраты и расходы.

Что особенного:

  • неограниченное число проектов и сотрудников в бесплатной версии;
  • тонкая настройка параметров учетной записи;
  • аналитика бюджета.

Плюсы:

  • счета клиентам за выполненные проекты можно выставлять из приложения;
  • автоматические оповещения сотрудников по почте;
  • много настраиваемых отчетов (клиенты, персонал, расходы).

Минусы:

  • сложная настройка бэкенда;
  • чтобы пользоваться всеми функциями, потребуется обучение — есть документация и видеоуроки;
  • нет открытого исходного кода — приложение сложно интегрировать со специфическими программами и CRM.

Анализ продуктивности работы

Выше мы рассмотрели два приложения для удаленной работы, которые помогают отслеживать время работы над проектами для команды и каждого сотрудника. Как сделать процесс еще эффективнее? Попробуйте приложение, которое анализирует, что именно делают сотрудники — InterGuard.

InterGuard

InterGuard — это решение для мониторинга продуктивности сотрудников, которое даст полное представление о том, что конкретно делает работник, сколько времени тратит на проекты, какие ресурсы посещает.

Что можно:

  • отслеживать действия по электронной почте, в социальных сетях, на сайтах;
  • настраивать предупреждения о запрещенных действиях;
  • модуль отслеживания времени для проверки входа сотрудников в систему и времени их активности.

Что особенного:

  • автоматические снимки экрана при вводе или просмотре определенных ключевых слов;
  • контроль несанкционированной загрузки/выгрузки данных;
  • контроль местоположения с помощью GPS.

С чем можно интегрировать:

  • VMware;
  • Microsoft Active Directory;
  • Citrix.

Плюсы:

  • надежная защита конфиденциальной информации — приложение не позволит скачивать и отправлять важные документы и отрывки текста из них;
  • есть режим скрытого мониторинга;
  • для полного контроля можно запустить кейлоггер.

Минусы:

  • создавать отчеты сложно — это единственное слабое место в панели управления;
  • платное добавление количества скриншотов.

Совместная работа с документами

Для совместной работы с документами можно пользоваться стандартными приложениями для удаленной работы: Google Drive и Microsoft 365. Если компания предпочитает формат PDF, подойдет Adobe Document Cloud.

Google Drive

Google Диск помогает хранить данные компании в одном месте. Доступ к файлам можно получить также с мобильных устройств.

Что можно:

  • редактировать текстовые документы, таблицы, презентации;
  • участвовать в редактировании документов в реальном времени и оставлять комментарии.

Что особенного:

  • есть центральная панель администратора;
  • автоматическое сохранение документов в процессе редактирования.

С чем можно интегрировать:

  • DocuSign;
  • CloudLock;
  • Lucidchart.

Плюсы:

  • защита от потери данных — место в хранилище для бэкапов;
  • оптическое распознавание символов и нативный поиск;
  • есть поддержка PDF и MPEG-4.

Минусы:

  • компания собирает конфиденциальные данные;
  • мало места в хранилище в бесплатной версии.

Microsoft 365

Знакомый всем Microsoft Office 365, только в облаке. Представляет собой набор офисных приложений для совместной удаленной работы.

Что можно:

  • создавать и редактировать документы;
  • настраивать уровни доступа.

Что особенного:

  • можно проводить совещания онлайн;
  • есть хостинг для e-mail;
  • можно настроить политики с десктопа или онлайн.

С чем можно интегрировать:

  • OneDrive;
  • PowerPoint;
  • Microsoft Teams;
  • OneNote;
  • Outlook;
  • Skype;
  • Exchange;
  • SharePoint.

Плюсы:

  • бесплатный пакет обновлений для кросс-платформенной эффективности;
  • широкие возможности для персонализации и интеграции;
  • доступ с рабочего стола, с телефона.

Минусы:

  • неудобный интерфейс для PowerPoint;
  • Word плохо справляется с многостраничными документами (более 100 страниц);
  • часто возникают ошибки активации.

Adobe Document Cloud

Adobe Document Cloud — это решение для управления документами в формате PDF.

Что можно:

  • конвертировать различные документы Word, Excel и JPG в PDF;
  • сортировать файлы;
  • экспортировать данные;
  • определять разрешения на основе ролей.

Что особенного:

  • электронная подпись документов;
  • защита файлов паролем;
  • функция сжатия файлов.

С чем можно интегрировать:

  • Workday;
  • Microsoft Dynamics 365;
  • Xero;
  • SAP Ariba;
  • Salesforce.

Плюсы:

  • простая панель управления;
  • отдельная функция для электронной подписи;
  • есть централизованное хранилище для данных.

Минусы:

  • недоступно для подобных Linux ОС;
  • бывают сложности с обновлениями;
  • примитивный редактор документов с минимальным набором функций.

Другие полезные приложения

Специалисты «Смарт Офис» рекомендуют выбирать сервисы для удаленной работы, основываясь на потребностях бизнеса. Существуют специализированные решения для любой сферы: продаж, туризма, недвижимости, обучения.

Помимо перечисленных в статье программ, наши клиенты и коллеги используют:

  • Облачные решения 1С — для автоматизации работы отделов.
  • Zoho Creator и dbForge Studio for SQL Server — для баз данных.
  • SurveyLegend, Zendesk Suite, BirdEye — для обратной связи и управления репутацией компании.
  • Bitrix24 и AMO — для того, чтобы закрыть потребности в CRM.
  • Paperflite, Bynder — для управления контентом.
  • Samepage, Slack, G Suite — для обмена данными.
  • Microsoft Azure и Amazon Elastic Compute Cloud (Amazon EC2) — для виртуализации.
  • TargetProcess, Roadmunk, Product Plan — для составления дорожной карты продукта.
Оцените статью: 

Оставить комментарий

Комментарий будет опубликован после прохождения модерации. Обычно это занимает несколько минут.

Читайте также

Мы поможем
подобрать решение

Оставьте свой номер телефона и наш консультант расскажет вам об эффективных инструментах для решения задач вашего бизнеса. Вы можете бесплатно воспользоваться любой услугой в течение пробного периода.

© Смарт Офис
8 800 777 8170
sales@smoff.ru
Карта сайта

Продвижение сайта: 5 o'click